人事院規則一―三八

（人事院関係法令に基づく行政手続等における情報通信の技術の利用）

最終改正：平成一五年一〇月一日人事院規則一―四〇

（趣旨）

第一条 　行政機関等に対して行うこととされ、又は行政機関等が行うこととしている法、給与法、補償法、派遣法、法人格法、育児休業法、勤務時間法、任期付研究員法、倫理法、独立行政法人通則法（平成十一年法律第百三号）、官民人事交流法、任期付職員法、日本郵政公社法（平成十四年法律第九十七号）若しくは法科大学院派遣法（これらの法律を改正する法律を含む。）又はこれらの法律に基づく規則若しくは国家公務員倫理規程（平成十二年政令第百一号）に基づく人事院の所管の手続等（次項、次条第一項第三号及び第三条において「人事院所管手続等」という。）を、行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律（平成十四年法律第百五十一号。以下「情報通信技術利用法」という。）第三条から第六条までの規定に基づき、電子情報処理組織又は電磁的記録を使用して行わせ、又は行う場合については、他の法律及び法律に基づく命令に特別の定めのある場合を除くほか、この規則の定めるところによる。

２ 　人事院所管手続等（情報通信技術利用法第三条から第六条までの適用を受けるものを除く。）に関し、電子情報処理組織又は電磁的記録を使用して行わせ、又は行う場合については、他の法律及び法律に基づく命令に特別の定めのある場合を除くほか、情報通信技術利用法及びこの規則の規定の例によるものとする。

（定義）

第二条 　この規則において「行政機関等」とは、次に掲げるものをいう。

２ 　この規則において「電子署名」とは、電子署名及び認証業務に関する法律（平成十二年法律第百二号）第二条第一項に規定する電子署名をいう。

３ 　この規則において「電子証明書」とは、申請等を行う者又は行政機関等が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項がこれらの者に係るものであることを証明するために作成する電磁的記録をいう。

４ 　前三項に規定するもののほか、この規則において使用する用語は、情報通信技術利用法において使用する用語の例による。

（適用範囲）

第三条 　この規則は、人事院所管手続等のうち、当該人事院所管手続等に係る情報システムが整備されている手続等について適用する。

（申請等の入力事項等）

第四条 　電子情報処理組織を使用して申請等を行う者は、当該申請等につき書面等に記載すべきこととされている事項及び電子情報処理組織の使用に当たり必要な事項として行政機関等が入力を求める事項を、情報通信技術利用法第三条第一項に規定する申請等をする者の使用に係る電子計算機であって、行政機関等が定める技術的基準に適合するものから入力して、申請等を行わなければならない。

２ 　前項の規定により申請等が行われる場合において、行政機関等は、当該申請等につき添付すべきこととされている書面等又は電磁的記録に記載され、若しくは記録されている事項又は記載すべき若しくは記録すべき事項を、併せて申請等をする者の使用に係る電子計算機から入力させ、及び行政機関等の指定する電子計算機に備えられたファイルに記録させることができる。

３ 　第一項の申請等につき添付すべきこととされている有体物を提出するときは、行政機関等の定めるところによらなければならない。

４ 　同一内容の書面等を数通必要とする申請等を行う者が、第一項又は第二項の規定に基づき当該書面等のうち一通に記載すべき事項又は記載されている事項を入力した場合は、その他の同一内容の書面等に記載すべき事項又は記載されている事項の入力がなされたものとみなす。

（電子署名等）

第五条 　電子情報処理組織を使用して行政機関等が電子署名を要することとしている申請等を行おうとする者は、入力する事項についての情報に電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書で次のいずれかに該当するものであって、行政機関等が情報通信技術利用法第三条第一項に規定する行政機関等の使用に係る電子計算機から認証できるものと併せてこれを送信しなければならない。

２ 　電子情報処理組織を使用して行政機関等が識別番号及び暗証番号の入力を要することとしている申請等を行おうとする者は、あらかじめ当該申請等をする者の氏名又は名称、使用しようとする暗証番号その他必要な事項を行政機関等が指定する方法により届け出るものとする。

３ 　行政機関等は、前項の届出を受けたときは、識別番号を付し、その番号を当該届出をした者に通知するものとする。

４ 　第二項の申請等は、同項の規定によって届け出た暗証番号及び前項の規定によって通知された識別番号を情報通信技術利用法第三条第一項に規定する申請等をする者の使用に係る電子計算機から入力することにより行わなければならない。

（申請等に係る署名等に代わる措置）

第六条 　情報通信技術利用法第三条第四項に規定する主務省令で定める措置は、電子情報処理組織を使用して行う申請等に係る情報に電子署名を行い、前条第一項に規定する電子証明書を当該申請等と併せて送信すること又は同条第二項から第四項までの規定の例により申請等に際してあらかじめ届け出た暗証番号及び通知された識別番号を入力して申請等を行うこととする。

（処分通知等の入力事項等）

第七条 　行政機関等が、電子情報処理組織による申請等に対する諾否の応答として処分通知等を行うときは、当該処分通知等を受ける者があらかじめ書面等によって処分通知等を受けることを求める場合を除き、当該処分通知等を電子情報処理組織を使用して行うことができる。

２ 　前項の規定による場合を除き、行政機関等は、処分通知等を受ける者が電子情報処理組織を使用して処分通知等を受けることを行政機関等が指定する方法により申し出たときに限り、当該処分通知等を電子情報処理組織を使用して行うことができる。処分通知等を受ける者が、電子情報処理組織を使用して処分通知等を受けられることが明らかな場合であって、当該者の同意が得られたときも同様とする。

３ 　行政機関等が、前二項の規定により電子情報処理組織を使用して処分通知等を行うときは、当該処分通知等につき書面等に記載すべきこととされている事項を情報通信技術利用法第四条第一項に規定する行政機関等の使用する電子計算機から入力し、当該行政機関等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録して送信しなければならない。この場合において、当該行政機関等が電子署名を要しないと認めるときを除き、入力する事項についての情報に電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書を当該処分通知等と併せて送信しなければならない。

（処分通知等に係る署名等に代わる措置）

第八条 　情報通信技術利用法第四条第四項に規定する主務省令で定める措置は、電子情報処理組織を使用して行う処分通知等に係る情報に電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書を当該処分通知等と併せて送信することとする。

（縦覧等の方法）

第九条 　行政機関等は、情報通信技術利用法第五条第一項の規定により電磁的に記録されている事項を同項の規定により縦覧等を行う場合においては、当該事項をインターネットを利用する方法、行政機関等の事務所に備え置く電子計算機の映像面に表示する方法又は電磁的記録に記録されている事項を記載した書類による方法により行うものとする。

（作成等の方法）

第十条 　行政機関等は、情報通信技術利用法第六条第一項の規定により電磁的に記録の作成等を行う場合においては、当該作成等につき書面等に記載すべきこととされている事項を行政機関等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。）をもって調製する方法により行うものとする。

（作成等に係る署名等に代わる措置）

第十一条 　情報通信技術利用法第六条第三項に規定する主務省令で定める措置は、電磁的記録により行う作成等に係る情報に電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書を添付すること又は暗証番号及び識別番号を入力して行う方法その他の当該情報について署名等をすべきこととされている者の氏名又は名称を証明することができる方法により行うこととする。

（雑則）

第十二条 　この規則の実施に関し必要な事項は、人事院が定める。

第十三条 　国家公務員倫理審査会の所掌する手続等に関する第五条第一項第四号及び前条（第一条第二項においてこれらの規定の例による場合を含む。）の規定の適用については、これらの規定中「人事院」とあるのは、「国家公務員倫理審査会」とする。